LA COMUNICACIÓN: ELEMENTO ESTRATÉGICO EN EL ÉXITO DE UN EVENTO

La Comunicación es un aspecto estratégico de la empresa, quien se ha dado cuenta que su presencia en los medios de comunicación y las políticas de comunicación internas dirigidas a involucrar a los empleados en el negocio son imprescindibles. Las empresas y organizaciones buscan continuamente, diferentes formas de comunicar qué les sucede y cuáles son sus proyectos y planes, etc. Cada vez es más habitual que recurran a los eventos para relacionarse con sus públicos, fidelizar clientes, imprimir un valor añadido a su marca, captar la atención de los medios de comunicación, presentar nuevos productos, transmitir ideas, etc.

 

Cuando se realiza un evento, lo que se intenta es trasladar un mensaje determinado a un público concreto para provocar una respuesta o generar una actitud. Se trata de actos en directo, irrepetibles y singulares, diseñados a medida para un emisor y unos receptores únicos. La organización de un evento, es una forma muy eficaz de comunicar determinados mensajes.

 

Para que un evento sea un éxito es muy importante que tenga repercusión mediática. Si el acto no aparece en los medios de comunicación, no habrá existido. Es fundamental que entre el director de comunicación y los medios haya buena relación. El comunicador atenderá las necesidades informativas de los periodistas en todo momento.

 

Gestionar un evento con éxito requiere:

– Unos objetivos claros

– Un concepto interesante

– Una planificación cuidada al detalle

– Buena gestión de la comunicación y publicidad

– Un buen trabajo en equipo

– Una evaluación del evento.

 

Una empresa podrá organizar distintos tipos de eventos: congresos, seminarios, conferencias, cenas de gala, etc., pero siempre será fundamental el trabajo coordinado de los departamentos de Protocolo, Comunicación y Seguridad quienes en reuniones previas definirán el tipo de acto, la fecha y el lugar de celebración, las autoridades que asistirán, cómo se desarrollará el acto y una vez que haya concluido realizarán la evaluación del mismo. Estos departamentos deben definir las metas y objetivos que se pretenden conseguir y siempre ajustándose al presupuesto destinado al evento. Si se organiza junto con otra institución trabajarán en conjunto los departamentos mencionados de cada entidad.

 

Una vez que se ha definido el evento, se diseñarán las estrategias de comunicación para atraer a los medios. Sin estrategias de comunicación definidas, las iniciativas están condenadas a funcionar con desventaja. El diseño de un plan de comunicación es necesario para determinar los pasos a seguir a la hora de comunicar, de proyectar la imagen adecuada del evento y en consecuencia de nuestra institución.

Hemos de saber cual es la imagen que queremos trasmitir, qué mensajes quiero emitir, qué objetivos quiero conseguir, etc. y tener muy claro a quien dirigimos nuestra información, los factores que influirán en el desarrollo de nuestras estrategias de comunicación, los recursos con los que contamos, los canales (medios de comunicación u otros soportes) que utilizaremos y cómo influirán sobre el mensaje.

Para conseguir buena presencia en los medios estableceremos una serie de acciones comunicativas, tanto informativas como publicitarias, y evaluaremos qué herramientas de comunicación utilizaremos y en qué momento: notas de prensa, ruedas de prensa, viajes de prensa, artículos de opinión y entrevistas, encuentros con periodistas, etc.

Es importante tener en cuenta que para cada evento existe un grupo de periodistas interesados y un sector susceptible de publicar información. Una vez convocados al evento, el departamento de comunicación se encargará de confirmar la asistencia de los periodistas al acto y elaborará un dossier de prensa que incluirá una nota de prensa, atractiva y noticiable, y toda aquella información necesaria sobre el evento que servirá de fuente para el periodista que quiera profundizar en la noticia.

El responsable de comunicación del evento, estará bien documentado e informado para responder cualquier duda que pudieran tener los periodistas. Se encargará de ubicar a los periodistas asistentes y del lugar donde se filmará el mensaje institucional. También es su responsabilidad el centro de prensa, donde los periodistas podrán trabajar durante el evento.

Con todo ello, intentaremos que nuestro evento y nuestra institución tenga mayor presencia en los medios de comunicación enfocados a nuestro público objetivo.

Desde la puesta en marcha del plan de comunicación, es imprescindible realizar un seguimiento de las noticias que se publiquen acerca del evento. A posteriori, se hará un análisis periódico de la cobertura de estas noticias y se conservarán en dossieres de prensa que nos permitirán evaluar la presencia informativa de nuestro evento en los medios.